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経理業務の合理化

1. 現在の経理業務が効率的かもう一度考えましょう

前任者が行っていた経理業務をそのまま引き継ぎ、なぜこの伝票や資料を作成しているのかを考えずに業務を行っていませんか?
日常の経理業務の流れを見直すことで、経理業務は意外と簡単に効率化が図れます。

 

2. 会計ソフトを導入する

会計ソフトは、パソコンについてあまり知識の無い人や簿記の知識の無い人でも簡単に利用することが可能です。パソコンでの文字入力やメール送信ができ、家計簿をつけることができる人であれば誰でも使用可能です。会計ソフトでは、毎月発生する仕訳について、その内容を示す摘要欄に記載すべき事項を予め登録しておくことが可能ですし、勘定科目ごとの消費税の課税・非課税の別も予め登録しておくことが可能です。
当事務所は、お客様との信頼関係を基礎として、お客様ご自身で記帳が可能となる支援をしております。会社の業務内容を一番よくご存じなのは、会社内部の人であることは間違いありません。経営者や経理担当者が自社で記帳を行うことにより常に会社の業績を数字で正確に把握することは、長い目で見た時に、税理士事務所に経理業務を一任する場合と比較して会社のためになっています。
会計ソフトは市販されておりますが、当事務所では、ミロク情報サービスの「記帳君」をおすすめしております。
この「記帳君」は当事務所が使用する業務用ソフトと互換性があるため、お客様が「記帳君」で入力した会計データをメールで当事務所に送信することにより、当事務所で会計データをチェックすることが可能となり、お客様にとって会計処理の正確性が担保されます。また、「記帳君」は導入時のソフト購入代金が  10,500円(税込)、毎月の使用料が1,050円(税込)と安価です。勿論、会計ソフト「記帳君」のパソコンへのインストールや仕訳入力等についても当事務所がお客様にご理解していただくまで説明致します。

 

3. 売掛・買掛管理ソフトを導入する

売掛帳や買掛帳を手書きやエクセルで作成している中小企業も多いですが、売掛・買掛管理ソフトを導入し、会計ソフトを使用して発生主義で入力することでより正確かつ簡単に対応できます。売掛・買掛管理ソフトと会計ソフトがあれば、殆どの中小企業は1ヶ月分の仕訳を1日あれば入力できます。
さらに効率化している中小企業は取引先への支払日も1日に絞って相手先に支払っています。また、支払日を得意先からの入金日より後にすることで資金繰りも楽になります。

4. 取引銀行を必要な銀行に限定する

取引銀行が増加することは、管理すべき預金口座が増加することを意味します。現在借入金がある銀行又は近い将来借入予定がある銀行以外で必要以上に預金口座を保有しないことにより、資金移動の手続を減少させ、記帳や残高確認の作業も減らすことが可能になります。また、同時に資金の流れを容易に把握することができるようになります。

 

5. 会社の金庫に小口現金を置かない

会社に小口現金があると、入出金や残高確認などで時間や費用がかかるだけでなくミスも発生します。また、多額の小口現金があれば盗難リスクも発生します。
現金支出時には役員や従業員が個人で立て替えて支払っておき、その立て替えた金額を月に1回「立替経費計算書」に記入して会社側に請求し、給与と合わせて振り込めば済みます。給与明細に立替経費の項目を追加するだけですので簡単に効率化ができます。

 

6. クレジットカードを使用する

水道光熱費、通信費、消耗品費、タクシー代などはその多くが会社名義のクレジットカードでのカード決済が可能です。小口現金を保有しなくて済みますので現金取引を減少させることができます。
「立替経費計算書」と「クレジットカード決済」を利用することで現金取引が減少すれば、それだけ会計ソフトでの仕訳入力数が減少します。
「立替経費計算書」や「クレジットカード」の合計額を一つの仕訳で会計ソフトに入力して、摘要欄に立替経費計算書参照又はクレジットカード明細参照と記載すれば仕訳数を減少させることが可能です。
ただし、「立替経費計算書」や「クレジットカード」の合計額が多額である場合や、その内容が水道光熱費、通信費、消耗品費、旅費交通費その他幅広い内容である場合は、合計額を一つの仕訳で処理してしまうと、何の経費を多く使用しているかが分からなくなる可能性がありますので、その点の注意は必要です。

 

7. インターネットバンキングを使用する

インターネットバンキングを使用できれば、銀行の窓口に直接足を運ばなくても会社にとって必要な支払が可能です。また、多くの銀行ではインターネットバンキングの方が、手数料が安くなっており、パソコンの画面を印刷すれば通帳と同様の情報が出力されるので記帳も不要となります。パスワードやIDといった情報を厳重に管理することで不正アクセルによる損害さえ防げれば、業務の効率化による利益を享受できます。

8. 領収書・請求書を台紙に貼るまでの必要はありません

経理処理が完了した領収書・請求書等について一枚一枚時間をかけて綺麗に台紙に貼っている会社もありますが、そこまでの必要はありません。証拠書類なので税法上原則として申告期限から7年間の保存義務がありますが、どこに綴じ込まれているかが分かれば問題ありません。領収書・請求書等の経理関係の書類は、支払順等を基準としてファイルするなど、後からでも簡単に確認できるよう一定のルールに従って綴じ込んでおくことが重要です。

 

9. 勘定科目を過度に多く使用しすぎない

消耗品費、雑費、事務用品費のいずれも経費は経費です。税額に影響はありません。概ね請求書・領収書等の内容と勘定科目が合っていれば経営管理にも影響が無いため、詳細に考えて勘定科目を過度に多く使用しすぎないことが重要です。また、日商簿記等で使用される一般的な勘定科目を使用して誰でも分かる決算書にすることが重要です。

 

10. 月次決算を細かく行いすぎない

月次決算で必要なことは、経営者が経営判断をするために必要な情報に限って提供することです。月次の売上や利益などは経営者であれば概ね分かってみえますので、資金繰り等の状況が分かればよく、詳細な財務分析などは必要ありません。

 

11. ミスのない完璧な経理処理を過度に追及しない

経理業務に時間をかけても利益が増加することはありません。むしろ経理業務に係る人件費が増加してしまいます。ミスのない完璧な経理業務には過大な費用を要します。
勿論ミスは少ないほど良いですが、例えば高額な売上の計上洩れなどが無ければ、少額の消耗品の計上洩れがあったとしても、大きな問題にはならないと思われます。

 

12. 黒字決算に固執しない

会計は、会社経営の実態が黒字なのか赤字なのかを正確に把握するための道具です。銀行等の金融機関対策で減価償却費など任意に調整できる決算調整項目を使用して本来は赤字であるところを黒字にされる人もいますが、金融機関もプロですからそのような手法は見破られます。また、本来赤字であるところを黒字にして納税すれば資金繰りがより悪くなってしまいます。

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